數(shù)字化管理機組人員會議室,智能機場會議預約系統(tǒng)應用方案

　　當前時代數(shù)字化技術(shù)越來越成熟，機場作為承載人們出行運輸任務，而每次飛行機組人員都會在飛行前開會進行飛行要注意的信息與對接溝通。一個好的智能機場會議預約系統(tǒng)可以避免機組人員會議時間沖突問題，解決會議室長期被占用的情況。通過集中數(shù)字化控制系統(tǒng)，統(tǒng)一管理和操作，協(xié)調(diào)工作，滿足機場每天的會議室預定安排等各種問題。

　　需求背景：

　　1.機場每天都會有許多飛行任務，而機組人員都需要預定好會議室進行飛行前的溝通工作，沒有合理的安排會引起許多后續(xù)問題。

　　2.機組人員的工作已有許多，傳統(tǒng)的預定會議室需要繁瑣的預約流程，增加工作人員的工作事項。

　　3.機場機組人員的通知方式落后，會議信息不能即時下發(fā)到每個參會人員，如更改會議信息或時間，需要每一個的進行電話通知等。

　　智能機場會議預約系統(tǒng)基于JAVA語言開發(fā)的B/S系統(tǒng)，系統(tǒng)組成包括會議室管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫服務器、信息發(fā)布系統(tǒng)、客戶端四大部分。在傳統(tǒng)預約會議室的情況都是需要跑到會議室負責人哪里進行登記查看會議室使用情況，會議預訂系統(tǒng)可以很好解決此問題，完善的數(shù)字化平臺可以輕松在電腦前、手機前進行機場的會議室使用情況進行查詢了解。一鍵式把會議信息、會議主題等相關(guān)信息發(fā)送到所有參會人員，會議參與者無論身在何處都能收到信息，高效溝通。

　　機場會議預約系統(tǒng)應用優(yōu)勢：

　　1.申請人登錄會議預約系統(tǒng)，選擇會議室預約，填寫會議室申請，選定可預約的時間、可預約的會議室，填寫會議主題、會議簡介、參會人員等信息，填寫成功，等待審批，無需向管理員打電話詢問。

　　2.可以通過手機短信、郵件、釘釘、企業(yè)微信、公眾號進行會議提醒通知功能，通知包括：會議預訂成功、取消預訂、會議變更、會前15分鐘(時長可設定)提醒、會議結(jié)束提醒、通知內(nèi)容手動填寫(需要參加會議人員提前查看的文檔，例如會議流程、著裝要求、準備材料等)。

　　3.在會議門前會議門牌一體機展示會議室使用狀態(tài)、預約安排表、正在進行的會議主題、組織者、會議進行時長等信息。如果沒有會議安排，可以展示其他宣傳或通知信息內(nèi)容展示。

　　4.會議開始前，參會人員在會議門牌一體機通過身份驗證，實現(xiàn)會議簽到，身份驗證方式包括：刷卡簽到、人臉簽到、指紋簽到三種方式。

　　5.可實現(xiàn)會議室使用統(tǒng)計及費用統(tǒng)計功能，選定時間段內(nèi),部門使用明細列表，統(tǒng)計報表， 統(tǒng)計各會議室使用情況,明細列表，使用次數(shù)、預訂時長、實際時長、預約準確率、使用率。

　　6.會議室經(jīng)過審批后，會議選定的參會人員會收到相應的參會通知，無法參加人員也可在微信端進行請假，最終所有參會人員的出席情況會推送給申請人，無需一個個統(tǒng)計、匯總，提高會議效率。

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　　機場會議預約系統(tǒng)特色功能：

　　會議門禁聯(lián)動：有權(quán)參加會議的人訪客打開會議室門禁，保持會議不受干擾。

　　多種會議通知：會議審批時會將待審信息以短信、郵件、平臺未讀通知等方式推送到會議通知發(fā)送;審批通過后，會將會議通知按照申請時選擇的通知渠道通知到各個與會人員。

　　靈活配置方式：用戶可自定義會議室的資源及管理人員;系統(tǒng)提供常規(guī)會議、周期例會、臨時會議等多種方式，針對不同的使用情景選擇應用不同的會議類型。

　　預約一鍵操作：用戶通過預約大表可直觀的看到會議室占用情況，運用條件篩選等快捷搜索按鈕，可推薦出符合開會條件的會議室。

　　自動簽到統(tǒng)計：參會人員在會議智能終端上簽到后，系統(tǒng)自動搜集、傳送出勤數(shù)據(jù)，后臺進行統(tǒng)計，形成匯總或明細報表及部門匯總或明細。

　　實時監(jiān)控提醒：會議預約系統(tǒng)實時展示會議簽到狀況，同時，在終端設備上及時展示未到人員及明細，包含未到人員的姓名、部門、職位、聯(lián)系方式等，方便用戶及時與未到人員取得聯(lián)系。

　　機場市場競爭日趨激烈，會議預約系統(tǒng)的應用促使會議工作流程更高效，數(shù)字化的管理讓機場會議室場地得到合理分配和利用。廣州朗歌是一家專注商業(yè)顯示的廠家，十多年商業(yè)顯示經(jīng)驗為多家國際機場建設專屬的信息發(fā)布系統(tǒng)與會議預約系統(tǒng)解決方案，并獲得一致好評!歡迎咨詢。